Tietosuoja-asetuksen kautta tehostuvaan toimintaan

Tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy keväällä 2018 ja siinä vaiheessa jokaisen yrityksen ja organisaation henkilötietojenkäsittelyn tulee olla järjestettynä asetuksen mukaisella tavalla. Asetus vaatii organisaatiota tunnistamaan henkilörekisterinsä ja henkilötiedon käsittelyketjunsa sekä erittäin merkittävässä roolissa on tunnistaa ja arvioida niihin kohdistuvat riskit. Kaikki tämä työ perustuu rekisteröidyn oikeudesta läpinäkyvään ja turvalliseen henkilötietojen käsittelyyn.

Miten valmistautua tulevaan
Tietosuoja-asetuksen tuomat velvoitteet voi nähdä ns. "pakkopullana" tai mahdollisuutena tuntea oma toimintansa paremmin ja tehostaa sitä. Tehostaminen tapahtuu niin toiminnan kuin tekniikan tasoilla. Organisaation toimintaprosessien läpikäynti kirvoittaa usein kyseenalaistamaan nykyisten käytänteiden tehokkuuden. Viimeistään arjen työtä helpottavien toimintaohjeiden laatiminen tuo työntekijöiden kaipaamaa selkeyttä ja tehokkuutta jokapäiväiseen toimintaan.


Teknisesti asetukseen valmistautuminen voi sisältää järjestelmien käyttöä tehostavien ominaisuuksien käyttöönottoa tai kokonaan jonkin toiminnon digitalisointia. Kenties se paperinen arkisto minkä huolehtiminen on nykyisin riesa olisikin jatkossa sähköinen. Ei myöskään pidä aliarvioida organisaation tietoturvatason nousua henkilötietoa suojattaessa, sillä usein niitä käsitellään samoilla tietojärjestelmillä kuin organisaation muitakin tietoja.

Suomen Yrittäjäopisto näkee mahdollisuuden toiminnan tehostamiseen
Suomen Yrittäjäopisto on käynnistänyt tietosuoja-asetuksen velvoitteisiin valmistautumisen syksyn alussa. Projektiryhmän työtä on luotsaamassa Opsec Oyn:n asiantuntijat. Henkilötiedon tunnistaminen on hyvässä vauhdissa. Heti ensimmäisestä työpajasta lähtien mahdollisuus toiminnan tehostamiseen ja laadun parantamiseen nähtiin merkittävänä seikkana asetukseen valmistautumista. Positiivinen suhtautuminen näkyy projektiryhmän toiminnassa ja kertoo organisaation halusta kehittää toimintaansa. Näillä eväillä on hyvä matkata kohti parempaa tietosuojaa ja tehokkaampaa toimintaa!

Mika Lindberg
Managing Director
Opsec Oy
mika.lindberg@opsec.fi
https://www.tietosuojakuntoon.fi/

Hallitustyön kehittäminen PK-yrityksissä

Suomessa ja varsinkin Etelä-Pohjanmaalla on erittäin paljon PK- yrityksiä, joista suurin osa on perheyrityksiä. Perheyrityksissä työskentelevät oman perheen jäsenet ja lisäksi vieraita muutamasta työntekijästä kymmeniin työntekijöihin. Omistajat muodostavat suurimmassa osassa yrityksiä hallituksen perheen sisältä ja hallituksen kokoukset käydään epävirallisesti, missä milloinkin tai niitä ei pidetä ollenkaan. Kokouspöytäkirjat tehdään silloin, kun niitä pyytävät joko pankki tai muu tarvitsija. Kuulostaako tutulta?


PK- yrityksien olisi yrityksen koosta riippumatta syytä kehittää oman yrityksen hallitustyöskentelyä eikä pitää hallitusta vain lakimääräisenä pakkona. Hallitustyöskentelyn laajuutta ja toimintaa voi säätää yrityksen koon ja tarpeen mukaan. Pienen PK- yrityksen ei tarvitse rakentaa hallitusammattilaisista koottua ulkopuolista hallitusta toimintansa tueksi aivan ensimmäiseksi toimiakseen ”oikein”. Hallitus voi olla aluksi Advisor Board mallinen.


Hallitus toimivaksi


Ensimmäinen askel hallitustoiminnan kehittämiseen on se, että hallitus alkaa kokoontua ja vielä säännöllisesti. Kun on päätetty, että hallitus kokoustaa esimerkiksi joka toinen kuukausi, niin pidetään se päätös. Joka toinen kuukausi on hyvä tapa, silloin ei tule liian pitkää taukoa. Myös kokouksen kesto pystytään pitämään kohtuullisen pituisena. 


Aikataulupäätöksen jälkeen voidaan alkaa miettimään hallituksen toimintaa enemmän. Kun kokouskäytäntö on saatu vauhtiin ja on harjoiteltu hallitustyötä, voidaan ottaa seuraava askel. Voisiko hallituksessa olla muitakin kuin omistajat hallituksen jäseninä tai käyttämällä vierailevia konsultteja alustamassa kokouksissa. Yksi vaihtoehto hallitustyöskentelyn laajentamiseen on Advisory Board- toiminta, jossa yrityksen omistajien ympärille kerätään yrityksen valitsemat ja heidän haluamansa, eri alojen asiantuntijat.


Hallituksen ulkopuolisia eli riippumattomia jäseniä ei pidä pelätä, sillä omistajat (yhtiökokous) päättävät ketä hallituksessa on. Toisekseen hallitukseen ei tarvitse, eikä pitäisikään valita ketään ”eläkevirkaan”, vaan on hyvä tehdä määräaikaisia sopimuksia. Esimerkiksi, jos yritys haluaa aloittaa vientitoimintaa, on hyvä vaihtoehto hallitukseen jäseneksi henkilö, joka on vientitoiminnan ammattilainen. Vastaavasti voi toimia, jos kyseessä on talous- tai rahoitusammattilaisen tarve.


Mitä yritys hyötyy


Ulkopuolinen näkemys ja usein myös riippumattoman hallituksen jäsenen pitkä kokemus antavat yrittäjälle/yritysjohdolle selkeää hyötyä oman liiketoiminnan kehittämiselle ja johtamiselle. Hallitus on toimitusjohtajan ”oikea käsi” ja antaa omistajayrittäjälle hyvän keskustelukanavan vaikeiden päätöksien tekemiseen. Kasvuun pyrittäessä ulkopuolinen henkilö antaa varmasti pontta ja uskottavuutta toiminnan kehittämiseen.


Lisätietoja Suomen Yrittäjäopiston johtamis- ja esimiestyönvalmennuksista: https://www.syo.fi/aikuiskoulutus/esimiestyo

Timo Maunula
yritystoiminnan kouluttaja
timo.maunula@syo.fi

Tietotekniikkaa yrittäjille

Suomen Yrittäjäopiston tietotekniikan opintoja on kehitetty voimakkaasti kuluneen vuoden aikana. Viimeisimpänä lisäyksenä yrittäjien ammattitutkinnon verkkototeutukseen on mahdollisuus liittää myös tieto- ja viestintätekniikan perustutkinnon, datanomin, tutkinnon osia.

Datanomi-opintoja yrittäjille

Yrittäjä voi valita valinnaisena tutkinnon osana tietoturvan ylläpidon, joka juuri nyt on ajankohtainen Euroopan unionin tietosuoja-asetusten astuessa voimaan ensi vuonna. Tarjolla oleva koulutus antaa laajan poikkileikkauksen niin tietosuojan kuin tietoturvankin aiheisiin tarjoten yrittäjälle kattavan tietopaketin. Tämän avulla voi vastata niin lainsäädännön muutoksiin, kuin yrityksen jokapäiväisiin käytännön tietosuojatarpeisiin.

Myös tietotekniikan perusvalmiuksien kehittämiseen voi valita lähinnä toimistosovellusten koulutuksia. Näitä ovat Office 365 online -sovellukset ja niiden käyttöönotto. Lisäksi myös  perinteiset tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentasovellusten koulutukset. Toimistoautomaatio on saanut aivan uudenlaisia ulottuvuuksia Office 365 -verkkopalvelun myötä sen sisältäessä laajan joukon sovelluksia tiedostopalveluihin, niiden muokkaamiseen, ajanhallintaan ja esim. projektien hallinnointiin.

Yrittäjyyttä datanomeille

Myös tieto- ja viestintätekniikan perustutkinnon, datanomin, valmistavaa koulutusta käyvät voivat  suorittaa hyvin sujuvasti yrittäjän ammattitutkinnon valmistavan koulutuksen osia.  Tällöin tietotekniikkaosaaja saa hyvät perusvalmiudet niin yrityksen perustamiseen, kehittämiseen sekä erilaisiin yrityksen pyörittämiseen liittyviin kysymyksiin aina taloushallinnosta myynnin kautta esimerkiksi tuotteistamiseen. Tieto- ja viestintätekniikan perustutkinnon suoritettuaan voi opiskelija siirtyä luontevasti ilman lisäkustannuksia yrittäjien ammattitutkinnon suorittamiseen, mikäli tarvetta yritysosaamisen kasvattamiseen on enemmänkin.

Mikäli tieto- ja viestintätekniikan perustutkinnon, datanomin, opinnot kiinnostavat niin aloitus kannattaa tehdä heti, koska vuoden vaihteen jälkeen koulutusuudistus laajentaa niin opiskelusisältöjä kuin tutkintovaatimuksiakin huomattavasti. Tästä voit lukea lisää osoitteessa http://syo-datanomi.blogspot.fi/ tai https://www.syo.fi/aikuiskoulutus/tietotekniikka/tieto-ja-viestintatekniikan-perustutkinto

Kari Kananoja
IT-kouluttaja
kari.kananoja@syo.fi

 

Yrittäjä laittaa itsensä likoon joka päivä

Oikeasti oli aika hienoa, kun Yrittäjäopisto ja Kauhavan kaupunki toteuttivat 5.9.2017 Yrittäjän päivä -tapahtuman, sai tulla valmiiseen kahvipöytään ja olla kutsuvieraana meille järjestetyssä tapahtumassa. Juhlassa oli edustettuina yrittäjiä joka kaupunginosasta, mutta vieläkin enemmän saliin olisi mahtunut. Missä muut olitte?

Yksi uusi tapa tuoda kaupungin yrittäjiä esiin, oli SYO:n puolesta toteutetut yritysvideot. Sain itsekin olla mukana tässä projektissa. Videolla yrittäjä esitteli omaa yritystään ja palvelujaan, osaamistaan. Videointitilanne oli ainakin minulle hiukan jännittävä, vaikka olisi luullut että on helppoa kertoa itsestään ja työstään. Minun piti suunnitella ensin paperille, mitä sitä sanoisi ja mahtuvatko kaikki ajatukseni tietyn aikarajan sisään. Ja tuli monta ottoa… Tapio Saunamäki oli hyvä ja rauhoittava kuvaaja, voin suositella, jos jollekin nousee ajatus yritysvideon tekemisestä. Nämä videot on katseltavana YouTubessa, Kauhavan Yrittäjän päivä kanavalla.

Muutenkin yrittäjiä heräteltiin sosiaalisessa mediassa liikkuvien kanavien rohkeaan käyttöön. Nuoret kuluttajat ovat kasvaneet somen suurkuluttajiksi ja myös meidän, vuosikymmeniä yrittäjyyttä takana olevienkin, pitäisi päästä kohtaamaan tämä kuluttajasukupolvi. Itse viimeistelin keväällä Yrittäjäopistolla some-koulutuksen, jossa meillä kurssilaisilla oli mentoreina lukion tokaluokkalaisia. Se oli valaisevaa. Vaikka olen ollut Facebookissa jo vuosia mukana, vasta koulutuksessa ymmärsin, miten sitä voi käyttää yrityksen markkinoinnissa. Ja vieläkin vajaateholla!

Samaa tapahtumassa toi esiin Sampo Kaulanen, joka päätti panna itsensä likoon, jotta saa suurhankkeensa maksuun pienessä Äkäslompolon kylässä. Jounin Kauppa on yksi seuratuimpia kohteita somessa ja sitä kautta Samposta on tullut julkkis. Monet poikkeavat juuri senkin takia kauppaan ja joku euro aina kilahtaa yrityksen kassaan.

Puhutaan paljon taidosta myydä itsensä työmarkkinoille, sama koskee myös yrittäjää. Hänen tulee myös myydä itsensä asiakkaille, jotta asiakas valitsee juuri hänen yrityksensä ostopaikakseen.

Yrittäjä laittaa myös itsensä likoon joka päivä, hän ottaa riskin kun on päättänyt hankkia leivän päällisen omin avuin. Häntä on turha kadehtia, jos hän pystyy laittamaan useammankin siivun leipänsä päälle. Näillä yrittäjän siivuilla ruokitaan myös monia muitakin perheitä. Pk-yritykset ovat 100-vuotiaan Suomen suola.

Työaikalaki… ei koske minua… Joka päivä on yrittäjän päivä, sitä tehdään mistä tykätään sillä yrittäjyys tuo vapautta toteuttaa itseään.

Yrittäjän päivän Youtube-kanavalle pääset tästä: https://www.youtube.com/channel/UCxgXoaNOdcPEbcIp8FBx3vw

Tuula Jokiaho
yrittäjä
Kauhavan Suolahuone Ky
http://www.kauhavansuolahuone.fi/