Positiivinen tulos yllätti -virhettä etsitään

Maatilan talouden ennustamista voi tarkastella kolmella eri tasolla eli operatiivisesti, strategisesti sekä erityistilanteiden kautta. 

Usein päällimmäisenä on operatiivinen taso, jolla on suuri merkitys myös riskienhallinnassa. Eli arvioimalla etukäteen tulot ja menot, voimme varautua ajoissa ja ihan käytännössä rahojen loppumiseen. Ja tehdä tarvittavat toimenpiteet eli esim. aloittaa pankissa neuvottelut lainan takaisinmaksuohjelman muutoksista tai siirtää jokin suunniteltu hankinta tulevaisuuteen. 

Toinen taloudellisen suunnittelun taso on strateginen taso eli se liittyy liiketoiminnan tavoitteisiin; hyvin toimiva talouden suunnittelu nimittäin ohjaa kohti määriteltyä pitemmän tähtäimen tavoitetta. Ja tämä tavoite jää valitettavasti usein taka-alalle, arjen pyörittämisen jalkoihin. 

Kolmantena tasona on erilaiset yrityksen elinkaaren aikana syntyvät erityistilanteet eli esim. sukupolvenvaihdos tai investointi. Investointien toteutuskelpoisuutta arvioitaessa on jo totuttu tekemään ns. herkkyysanalyysejä eli arvioimaan taloudellista kestävyyttä eri muutostilanteissa.

Budjetointi ja sen kehittäminen

Maatilayrittäjän liiketoimintavalmennuksissa ja maatilan johtamisvalmennuksissa nousee usein esiin termi budjetointi ja sen kehittämiseen liittyvät tarpeet. Tähän asti ”vain päässä” oleva tieto on usein riittänyt eri tilanteisiin varautumiseen, mutta nyt yrittäjä kokee, että liikkuvia osia ja epävarmuustekijöitä on liikaa. Tuotantoa on ehkä laajennettu ja hallittavien asioiden määrä on lisääntynyt ja erilaisia työkaluja tarvitaan eri tilanteissa päätöksiä tehtäessä. Mutta ei vain juuri investoineella tilalla, vaan myös vakiintuneessa ja taloudellisesti kestävällä pohjalla olevassa tilanteessa voivat merkittävien tulo- ja menoerien muutokset luoda kassakriisin.  

Talouden suunnittelu ja seuranta osana maatilan johtamista

Otsikon lause ”Positiivinen tulos yllätti- virhettä etsitään” on erään yrityksen talouspäällikön pilke silmässä sanottu lausahdus hänen raportoidessaan yrityksen neljännesvuosikatsausta. Tokaisussa kiteytyy se ajatusmaailma, että liian usein talouden johtamisessa painotetaan kustannusten säästöä

ja sorrutaan LEAN- johtamisesta tuttuun osaoptimointiin. Seuraavan vuoden kuukausibudjetointia tehtäessä pitäisi osata rakentaa lukuihin sisään tavoite parantaa kannattavuutta ja lisätä yrityksen arvoa.

Maatilalla pitää olla pitemmän tähtäimen taloussuunnitelma, joka jalkautetaan juurikin kuukausibudjettia hyväksi käyttäen. Kuukausibudjetti on meno- ja kulueräkohtainen suunnitelma, jolla varmistetaan, että laiva pysyy kurssissa ja väistellään odottamattomia karikoita.  Jokaisen kuukauden ja jokaisen vuoden tulee vielä yritystä eteenpäin kohti määriteltyä tavoitetta.

Maatilayrittäjien valmennuksiin voit tutustua täältä

Ilkka Raukola
yritystoiminnan kouluttaja
SYOagri
ilkka.raukola@syo.fi

Yrittäjäopiston kokoinen ja näköinen GDPR - osa 1

Tietosuoja-asetus, GDPR, on viimeisen vuoden aikana muodostunut terminä hyvinkin tutuksi IT-ammattilaisille ja erilaisille johtaja- ja päällikkötittelin omaaville henkilöille. Mainitut ammattiryhmät - ja epäilemättä monet muutkin - on kyllästetty uuden asetuksen oletetuilla vaikutuksilla, lakipykälillä ja mahdollisilla jättimäisillä sanktioilla. Tietoa asetuksesta on tulvinut monessa muodossa: asetus on peruskauraa lehtiartikkeleissa, sähköisessä mediassa ja seminaareissa.

Edellä kuvattu viestintä, olipa se sitten luonteeltaan tiedottamista tai puhdasta bisneksen tavoittelua, on kuitenkin lisännyt organisaatioissa aiheeseen liittyvää liikehdintää ja toimenpiteitä. Näin tapahtui myös Suomen Yrittäjäopistossa, mutta ilman monen kokemaa ahdistusta.

Ennakointi ja projektin valmistelu

Valmistautuminen uuteen asetukseen ja sen vaatimuksiin aloitettiin jo paljon ennen GDPR:n medianäkyvyyttä - osin tarkoituksella, osin pelkästä sattumuksesta. Loimme organisaationa lähtökohdat asetukselle mm. laitevakioinnin, erilaisten teknisten ratkaisujen ja mietittyjen ulkoistusten avulla. Tämä näkyi loppukäyttäjille mm. uudistettuna viestintäratkaisuna (laaja O365-käyttöönotto) sekä tietoturvaratkaisujen ja erilaisten keskitettyjen hallintaratkaisujen käyttöönottona. Tämä kaikki oli mahdollista, koska toimiva johto ymmärsi tietoturvan merkityksen yrityksen toiminnalle.

Teknisen pohjatyön jälkeen ja sen osittain vielä jatkuessa tietohallinto ja johto sopivat yhdessä asetukseen liittyvästä projektista kevään 2017 aikana. Tavoite oli etsiä projektin avulla positiiviset puolet itse asetuksesta ja sen valmistelusta. Näitä "puolia" emme itse keksineet: ne osasimme lukea runsaasta GDPR-viestinnästä. On kuitenkin täysin eri asia lukea näistä muiden tuottamasta tekstistä, kuin tiedostaa ja löytää samat asiat omasta toiminnasta.

Projekti raamitettiin muodoltaan ja toteutukseltaan seuraavasti:

1.    Projektin tulee olla kustannuksiltaan ja vaikutuksiltaan Yrittäjäopiston kokoinen ja näköinen.
2.    Projektiin valitaan ulkopuolinen, luotettava kumppani.
3.    Projektiin otetaan mukaan kaikki SYO:n tiimit, toimipisteet ja koulutusalat laajalla kattauksella.
4.    Projektin alussa nimitetään tietosuojavastaava.

Projekti käynnistettiin yhdessä tutun ja asiansa eriomaisesti osaavan yhteistyökumppanin  Opsec Oy:n kanssa ja eräänlaiseksi mentoriksi saimme niin ikään tutun ja turvallisen R-Sec Oy:n ja perustajansa Raimo Mäenpään, joka omaa kahden ihmisiän kokemuksen tietoturvan ja -suojan eri osa-alueista.

Ymmärryksen laajentaminen organisaatiossa ja työntekijöiden osallistaminen
 
Alkuvaiheessa projektiryhmän osallistujia koulutettiin ja perehdytettiin asetuksen terminologiaan ja sisältöön. Vaihe oli tärkeä virstanpylväs organisaatiolle: jokainen osallistuja ymmärsi, etteivät kaikki tieto-sanalla alkavat asiat kuulu pelkästään tietohallinnolle: tietosuoja ja tietoturva on yhteinen, pään sisäinen asia.

Tämä oikeutti samalla jo valmisteluvaiheessa tehdyn päätöksen: projektin kuluessa koko henkilökunta tulee perehdyttää ja ohjata oikealle tielle tiedon käsittelyn ja tallennuksen osalta. Asetuksen mukainen toiminta aiheuttaa paineita prosesseille ja työtavoille, jotka ovat usein hyvin syvälle juurtuneita oletuksia. Osallistamista ja koulutusta: siinä perusavain tietosuojan laajempaan jalkauttamiseen meidän kokoisessa ja näköisessä organisaatiossa. Hyvä ja soveltuva keino tehostaa toimintoja ja käydä ne läpi, kun läpikäyntiin on kerrankin ryhdytty.

Toinenkin ennakkokäsitys vahvistui: moni asia on jo nyt kunnossa meillä ja "meidän krannissa", mutta tekemistä toki löytyy kaikista organisaatioista. Huomioimme myös poikkitieteellisesti sen, että kansallista lainsäädäntöä on erillislakeina (mm. henkilötietolaki, arkistointilaki, laki ammatillisesta koulutuksesta) paljonlaisesti ja sen yhteensovittaminen uuden asetuksen kanssa on vielä kesken - lainsäätäjillä alkaa olla jopa kiire.

Totesimme myös, että rekisteröidyn henkilön oikeuksia on selkeästi korostettu ja tämä tulee huomioida ohjenuorana projektin aikana. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, yksityisyydensuoja, henkilön oikeus tulla unohdetuksi, selkokieliset rekisteriselosteet ja monet muut asiakokonaisuudet nostavat pientä punaa poskille, mutta positiivisella tavalla.

Jo projektin ensimmäinen vaihe osoitti selväksi, että asetuksenmukainen toimintatapa, tili- eli osoitevelvollisuuden soveltuva huomiointi ja asioiden dokumentointi yhdistettynä teknisiin ratkaisuihin on maali, johon ME tähtäämme.

Tietosuojasta tulossa koulutusta yrittäjille Seinäjoella 6.2., katso lisätietoja:  

Heikki Syrjälä
tietohallintopäällikkö
heikki.syrjala@syo.fi

Suomen Yrittäjäopiston juhlavuosi

Suomen Yrittäjäopisto on toiminut yrittäjyyden hyväksi jo kunniakkaat 50 vuotta.  Kuluva juhlavuosi tulee näkymään vuoden aikana aktiivisena viestintänä somessa ja tapahtumina eri puolilla Suomea. Haluamme juhlavuotenamme ansaitusti nostaa esiin yrittäjyyttä ja yritysten tarinoita. Opiston historiikki julkaistaan syksyllä ja teoksen rinnalle etsimme julkaistavaksi myös vanhoja opiskelijatarinoita. Juhlavuosi huipentuu juhlaseminaariimme, jota vietämme syyskuun kolmannella viikolla.

Kuluva vuosi on opistollemme myös muutosten vuosi. Ammatillisen koulutuksen reformin mukaiset uudistukset ovat astuneet voimaan ja toimintaamme on sopeutettava tulleisiin muutoksiin ja resurssien leikkauksiin. Suurissa muutoksissa piilee aina mahdollisuuksia. Me haluamme hyödyntää nämä mahdollisuudet. Henkilökuntamme vahva asiantuntemus ja kyky uudistua antavat tähän erinomaiset edellytykset. Kevään aikana käymme neuvottelut loppuun Teuvan aikuiskoulutuskeskuksen kanssa koulutustoimintojemme yhdistämisestä. Rakenteellisilla uudistuksilla tavoitellaan entistä vahvempaa asemaa muuttuvassa ympäristössä. 

Haluamme jatkaa Suomen Yrittäjäopiston toiminnan uudistustyötä innostuneesti ja yrittäjämäisellä asenteella asiakkaiden hyväksi. Tulevaisuuteen luottaen ja yhdessä tekemällä juhlavuoteemme.

Seuraa juhlavuotemme tapahtumia juhlasivustollamme

Jorma Kukkeenmäki, rehtori