tiistai 21. toukokuuta 2013

Sähköisen taloushallinnon hyödyt yrityksille

Sähköisestä taloushallinnosta ja paperittomasta toimistosta on puhuttu jo reilut 10 vuotta. Monelta yrittäjältä on tainnut usko jo loppua koko sähköiseen taloushallintoon. Valoa alkaa näkyä, sillä sähköisen taloushallinnon ohjelmien kehittymisen myötä alkaa oikeasti näyttää siltä, että lähes paperiton toimisto voisi olla todellisuutta.

Sähköisen taloushallinnon keskeinen elementti on verkkolasku, joka välitetään konekielisessä muodossa myyjäyrityksen (laskuttajan) taloushallinnonohjelmasta ostajalle. Mikäli ostajayrityksellä on myös käytössä sähköinen järjestelmä, siirtyy lasku suoraan ostajayrityksen (vastaanottajan) taloushallinnon ohjelmaan. Verkkolaskusta saadaan tietokoneen näytölle laskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun tarkastamista/hyväksyntää. Tarvittaessa lasku voidaan myös tulostaa. Laskun välittämiseen tarvitaan operaattori, joita Suomesta löytyy toistakymmentä.

Verkkolaskun myötä sähköisestä taloushallinnosta on alettu käyttää myös nimitystä automaattinen taloushallinto, sillä tehty verkkolasku voidaan automaattisesti siirtää kirjanpitoon, sekä lähettäjällä, että vastaanottajalla. Samoin sähköinen taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa tiliotteiden sähköisen ja automaattisen käsittelyn. Pankista haettu sähköinen tiliote voidaan siirtää myös suoraan kirjanpitoon.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt ovat moninaiset.  Ensimmäisenä laskujen käsittely manuaalisesti vähenee. Parhaimmillaan lasku kirjataan vain yhden kerran myyjän toimesta, jonka jälkeen se siirtyy sähköisesti läpi järjestelmän myyjältä ostajalle. Tämä vähentää myös virheiden määrää. Toisena taloushallinto on jatkuvasti ajan tasalla, esim. yrityksen johdon on helppo seurata taloutta.  Kolmantena sähköiset taloushallinnon ohjelmat toimivat internetin välityksellä ja yritys ei tarvitse varsinaisia ohjelmia, tallennusjärjestelmiä, tietoturvausta, eikä arkistointia, sillä nämä hoitaa yleensä sähköisen palvelun tarjoaja. Internetpohjainen ohjelma mahdollistaa myös taloushallinnon hoitamisen vaikka kotikoneelta. Neljäntenä sähköinen taloushallinto vähentää paperin kulutusta ja säästää näin luontoa. Viidentenä tärkeänä hyötynä on se, että kun kaikki on tallennettu sähköisesti samaan järjestelmään, ne on myös helppo sieltä löytää. Mappien selailu on mennyttä aikaa.

Lisätietoa sähköisestä taloushallinnosta:

www.yrittajat.fi/fi-FI/verotjarahat/taloushallinto/sahkoinentaloushallinto/

www.tieke.fi

Kirja: Kohti digitaalista taloushallintoa Lahti & Salminen 2008, Sanoma Pro Oy







Sähköisin terveisin,
Kirsi Övermark
yritystoiminnan kouluttaja / konsultti
p. 0108414079
kirsi.overmark(at)syo.fi

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti