Liiketoimintaprosesseja kehitettäessä voiton maksimointitavoite kohtaa toisistaan poikkeavia vaatimuksia. Toisaalta kokonaiskustannuksien pitäisi olla mahdollisimman alhaiset ja myyntivolyymin mahdollisimman suuri.
Alhaiset kokonaiskustannukset edellyttävät matalia yksikkökustannuksia, jotka puolestaan edellyttävät suurta läpivirtausta, korkeaa kapasiteetin käyttöastetta ja pientä varastoa. Nämä puolestaan edellyttävät pientä prosessin vaihtelua ja nopeaa prosessin läpimenoaikaa.
Suuri myyntivolyymi saavutetaan hyvällä asiakaspalvelulla ja toisaalta laadukkaalla tuotteella tai palvelulla. Hyvä asiakaspalvelu edellyttää nopeaa reagointia asiakastarpeeseen ja toisaalta laajaa tuote- tai palvelutarjontaa. Nopea reagointi asiakastarpeeseen perustuu nopeaan prosessin läpimenoaikaan, matalaan kapasiteetin käyttöasteeseen ja suureen varastoon. Laaja tuote- tai palvelutarjonta perustuu suureen varastoon ja aiheuttaa suureen prosessin vaihtelun. Nopea prosessin läpimenoaika on keskeinen tekijä pyrittäessä tuottamaan laadukasta tuotetta tai palvelua.
Alla oleva kaavio selventää tilannetta:
Toisin sanoen samaan aikaan liiketoimintaprosessin kehittäminen kohtaa seuraavia vaatimuksia:
1) korkea kapasiteetin käyttöaste vs. matala kapasiteetin käyttöaste
2) pieni varasto vs. suuri varasto
(Varasto = raaka-aine/komponenttivarasto + keskeneräinen tuotanto + valmisvarasto)
3) pieni prosessin vaihtelu vs. suuri prosessin vaihtelu
Nämä vaatimukset ovat keskenään loogisesti ristiriitaisia. Jos toista parantaa, toinen heikkenee.
Ainoastaan nopea prosessin läpimenoaika ei ole loogisessa ristiriidassa hierarkian ylemmillä tasoilla olevien tavoitteiden kanssa. Prosessin läpimenoajan nopeuttaminen siis tukee niin kustannusten alentamista kuin suuren myyntivolyyminkin tavoittelua eli voiton maksimointia. Tämän vuoksi liiketoimintaprosesseja kehitettäessä prosessin läpimenoajan pienentämiseen tulee yleensä* kiinnittää erityistä huomiota.
*On myös erityistilanteita jolloin prosessin nopeuden parantaminen ei ole liiketaloudellisesti järkevää. Tällöin prosessin kehittäminen maksaa enemmän kuin ei-optimaalisesti toimiva prosessi aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia.
Harri Uusi-Äijö
yritystoiminnan kouluttaja
harri.uusi-aijo@syo.fi
Kirjoittaja Harri Uusi-Äijö kuuluu Suomen Yrittäjäopiston asiantuntijoihin, lue lisää asiantuntijoistamme sekä heidän osaamisalueistaan: https://www.syo.fi/asiantuntijamme
